• Personne payant une facture à son bureau

Quels enjeux pour la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation de facture sera bientôt obligatoire, et avec elle une organisation s’impose aux entreprises et à leurs fournisseurs.

Dématérialisation des factures en quoi ça consiste ?

La dématérialisation de facture se traduit par l’utilisation d’une facture électronique à la place d’une facture au format papier. C’est-à-dire que le fournisseur doit émettre une facture au format électronique, qui reprend les mêmes informations requises que dans les factures papier mais sous un format différent et avec une hiérarchisation des données.

Le processus de création et de traitement des factures électroniques :

  • Le fournisseur génère une facture électronique grâce à un outil de dématérialisation.

  • La facture est transmise à l’entreprise cliente.

  • Le client doit pouvoir gérer et lire la facture.

  • Les informations sont vérifiées et le paiement peut être effectué.

  • La facture doit, ensuite, être archivée de manière numérique.

Cette nouvelle méthode de gestion de la facturation permet de réduire les actions de saisie ainsi que d’automatiser la création, le traitement et l’archivage des factures.

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Quels enjeux pour les fournisseurs ?

La facturation électronique étant obligatoire à partir de 2024, à l’émission pour les grosses entreprises et à la réception pour toutes les autres, sa mise en place est à anticiper pour assurer une bonne transition des processus.

L’un des plus gros enjeux auxquels répond la dématérialisation des factures est la digitalisation des processus. De plus en plus de processus sont automatisés et digitalisés pour des raisons de performance ou encore de sécurité. Quel que soit le domaine, les nouvelles technologies s’intègrent dans le fonctionnement des entreprises.

Concernant la facturation :

  • Les coûts liés à la facturation sont réduits (moins d’impressions, moins de frais d’envoi), les processus d’édition et de transmission des factures sont également moins chronophage. C’est un gain de performance.

  • C’est toute la chaîne de paiement qui est impactée, avec de meilleures performances, un gain de temps et d’argent, les paiements fournisseurs-clients sont accélérés. Les délais de paiement sont respectés.

  • Les nouveaux processus appliqués par les collaborateurs créent des automatismes permettant d’accroître leur efficience en réduisant la durée de tâches chronophages pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

  • Les méthodes de traitement des factures électroniques, la validation des informations qu’elles contiennent ainsi que l’archivage permettent une traçabilité de toute la facturation des fournisseurs avec leurs clients.

  • Avec les automatisations, les vérifications et l’accélération des processus, les risques d’erreur, de retard de paiement ou encore de fraude sont limités.

La dématérialisation de facture a également pour vocation de lutter contre la fraude. La digitalisation permettant une meilleure traçabilité, des vérifications interne et un reporting automatisé auprès de l’état, les risques sont fortement diminués.

  • Cela permet le contrôle des données fournisseurs pour s’assurer de son identité ainsi que l’authenticité des factures avant d’effectuer un paiement.

  • Les processus sont sécurisés car automatisés, ne laissant plus la place à l’erreur humaine. Les vérifications sont effectuées aussi automatiquement pour remonter auprès des collaborateurs en cas de besoin.

  • La fraude à la TVA est limitée car l’usurpation d’identité d’un client ou d’un fournisseur est beaucoup plus complexe avec les multiples vérifications.

Les outils de dématérialisation de facture

Pour mettre en œuvre la dématérialisation des factures et répondre aux enjeux de ce nouveau format, les entreprises ont à disposition plusieurs outils et processus.

Premièrement, pour pouvoir émettre et effectuer la gestion et le traitement des données de facturation, les entreprises doivent se munir :

La GED ou Gestion Électronique de Documents, consiste à procéder au classement de toutes les informations des factures ainsi que de gérer les accès à ces données pour les collaborateurs concernés. Tout cela dans le but d’améliorer la traçabilité des factures.

Les vérifications des données des factures EDI (Echange de Données Informatisé) permettent d’assurer une sécurisation de la chaîne de paiement ainsi que l’authenticité des informations qui y sont contenues. Cela contribue également grandement à limiter le risque de fraude.

Afin de répondre aux obligations, ainsi que d’avoir une bonne organisation des factures électroniques, les entreprises doivent effectuer la mise en place de conservation des factures pour pouvoir les restituer en cas de besoin.

Deuxièmement, en ce qui concerne la transmission des factures à l’État, les entreprises ont le choix entre la solution publique et une solution privée :

C’est le portail mis en place par l’État afin de permettre aux entreprises qui l’utilise, de procéder à la gestion du format électronique ainsi qu’à la transmission des factures à l’État.

D’autres services existent pour proposer la même chose, cependant ils proposent en plus une valeur ajoutée pour automatiser la facturation et toute la chaîne de paiement.

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