Comment mettre en place la dématérialisation des factures en entreprise ?
Issue de la loi du 1er janvier 2020, la réforme sur les factures électronique est un sujet qui concerne aujourd’hui toutes les entreprises.
Dématérialisation des factures qu’est-ce que c’est ?
Encore actuellement, de nombreuses entreprises procèdent à l’envoi de leurs factures de manière traditionnelle. C’est-à-dire les envoyer par courrier en format papier. La dématérialisation des factures est une solution pour limiter le coût lié à l’impression et à l’envoi en masse de factures en papier. Elle vise également à sécuriser le processus de facturation ainsi qu’à l’accélérer et contribuer à une meilleure gestion des données.
Comme son nom l’indique, une facture électronique est éditée et envoyée en format numérique. L’impression et l’envoi par courrier ne sont plus nécessaires. Ce nouveau format est tout aussi recevable qu’une facture papier.
Cette nouvelle méthode de gestion de la facturation apporte de nombreux avantages.
L’obligation de mettre en place la dématérialisation de facture n’est pas prévue au même moment pour toutes les entreprises :
Texte de loi
I. – Dans les conditions prévues à l’article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par voie d’ordonnance toute mesure relevant du domaine de la loi nécessaire à l’amélioration et la modernisation de la gestion par les entreprises ainsi que de la collecte et du contrôle par l’administration de la taxe sur la valeur ajoutée en :
1° Généralisant le recours à la facturation électronique et modifiant les conditions et les modalités de ce recours ;
2° Instituant une obligation de transmission dématérialisée à l’administration d’informations relatives aux opérations réalisées par des assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui ne sont pas issues des factures électroniques, soit qu’elles sont complémentaires de celles qui en sont issues, soit qu’elles se rapportent à des opérations ne faisant pas l’objet d’une facturation électronique ou n’étant pas soumises à l’obligation de facturation pour les besoins de la taxe sur la valeur ajoutée.
II. – L’ordonnance est prise dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi. Un projet de loi de ratification est déposé devant le Parlement dans un délai de trois mois à compter de la publication de cette ordonnance.
Source : Legifrance.gouv.fr
Les outils de dématérialisation de facture
De nombreux outils pour mettre en place la dématérialisation de facture existent.
Deux options s’offrent aux entreprises : la solution publique, une solution privée.
Mode opératoire
L’envoi et la réception d’une facture électronique fonctionne simplement :
Le processus est simple et rapide pour les fournisseurs et leurs clients, cependant la mise en place d’une solution de traitement des factures électroniques nécessite une bonne organisation.
Les entreprises doivent désigner un interlocuteur qui sera à même de gérer le déploiement de la solution, le contrôle des données qui constituent les factures, leur émission et l’accès des utilisateurs à l’outil. Cette personne devra également organiser des workflows pour fluidifier les échanges avec les clients et les fournisseurs.
Cette personne peut être un responsable administratif, un comptable ou la personne en charge de l’édition et du traitement des factures.
Afin de mener à bien un projet de déploiement de dématérialisation des factures, il est primordial que tous les interlocuteurs soient enrôlés dans les processus mis en place.
