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Comment sécuriser sa chaîne de paiement ?

La chaîne de paiement, Procure-to-Pay ou P2P retrace le processus d’approvisionnement des entreprises avec leurs fournisseurs.

P2P : qu’est-ce que c’est ?

On parle de solutions P2P qui aident les entreprises dans leur processus de paiement. Elles permettent d’abord de faire un lien entre les fournisseurs et l’entreprise et d’automatiser les processus d’achat et financiers. Ensuite, c’est sur le contrôle des données que les solutions interviennent, offrant davantage d’efficacité et de sécurité.

Les différentes étapes du processus Procure-to-Pay

  • La recherche de produits

  • La création du panier

  • La demande d’achat

  • L’autorisation de la demande

  • La création du bon de commande

  • La réception de la marchandise et son contrôle

  • La réception de la facture

  • Le règlement de la facture

Ces étapes du processus peuvent varier selon les entreprises et leurs besoins. Cependant, les bénéfices de ce type de solutions ne changent pas :

Les démarches sont automatisées et prennent donc moins de temps et sont aussi moins coûteuses.

Les processus contrôlent les données et leur utilisation ce qui permet à l’entreprise de mieux gérer ses finances.

Les salariés des services achats et financiers gagnent en efficacité et donc du temps pour développer d’autres compétences.

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Quels risques pour le processus Procure-to-Pay ?

Ces dernières années, les risques fraude et cyber sont de plus en plus importants. 2 entreprises sur 3 ont subi au moins une tentative de fraude en 2021. Parmi les fraudes subies, 48% sont des fraudes au faux fournisseur. Le processus Procure-to-Pay n’est pas à l’abri de ces risques.

Étant en lien direct avec les relations fournisseurs-entreprise, le processus P2P est une des failles que les fraudeurs exploitent pour mener à bien leurs actions. C’est d’abord le facteur humain qui est fragile. Les salariés de l’entreprise ne sont pas infaillibles et sont les plus à même à commettre une erreur sur un paiement ou une actualisation de données fournisseur. C’est pourquoi ils sont la cible privilégiée des fraudeurs et font l’objet de social engineering.

La fraude au faux fournisseur consiste à usurper l’identité d’un fournisseur après un ciblage précis et de longues recherches. Ensuite, sous le nom du fournisseur, le fraudeur demande à l’entreprise de mettre à jour ses coordonnées bancaires en prétextant un changement de banque. Une fois ce changement effectué, il va demander le paiement d’une ou plusieurs factures et détourner ainsi cet argent sur un compte frauduleux.

Prévenir les risques de fraude

Pour se protéger des risques de fraude, la chaîne de paiement doit être renforcée et sécurisée. Pour cela, l’entreprise peut mettre en place plusieurs étapes supplémentaires dans le processus P2P.

Les étapes supplémentaires

En digitalisant les process, les salariés des services achat et financiers n’ont plus à effectuer les vérifications eux même et sont donc guidés dans ces étapes à rendre obligatoire pour chaque mise à jour de données fournisseur ou chaque paiement.

C’est une vérification qui manque dans la plupart des procédures de paiement. Avant d’effectuer un virement, l’entreprise n’a aucune certitude que le RIB utilisé n’est pas frauduleux. Des solutions, comme celles proposées par Sis ID, permettent de contrôler la validité d’un RIB, à quelle entreprise il appartient et s’il est frauduleux. Ces solutions peuvent s’intégrer directement dans le logiciel de gestion de l’entreprise et permettent de digitaliser et de sécuriser la chaîne de paiement.

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