KYS – Know Your Supplier

Vérification des fournisseurs

Le processus KYS, Know Your Supplier, concerne toutes les institutions financières et grandes entreprises traitant avec des fournisseurs. C’est une procédure de recherche d’informations sur les fournisseurs qui doit être initiée avant, mais également tout au long des transactions.

Lorsque l’on parle de processus KYS, il est souvent suivi de KYC, pour Know Your Customer. Il a la même fonction que le KYS, mais s’applique aux clients.

Pourquoi le KYS ?

Depuis 2017, les services achats des grandes entreprises et les institutions financières sont soumis à deux réglementations visant à lutter contre la corruption ainsi qu’à prévenir des risques et atteintes aux droits des collaborateurs et acteurs du fonctionnement de l’entreprise. Ce sont la loi Sapin 2 et la loi du devoir de vigilance.

Explications

Loi Sapin 2

La loi Sapin 2 lutte contre la corruption, renforce la transparence et modernise la vie économique. Ce sont ces 3 axes que les entreprises doivent surveiller auprès de leurs clients et fournisseurs. Elle s’applique « aux entreprises de plus de 500 salariés et réalisant plus de 100 M€ de chiffre d’affaires » Le Monde Du Droit.

Loi sur le devoir de vigilance

Le devoir de vigilance consiste à établir, publier, respecter et évaluer un plan de vigilance pour éviter toute atteinte aux droits des collaborateurs et toutes les parties prenantes de l’activité de l’entreprise. « Elle s’applique aux entreprises qui emploient deux années consécutives plus de 5000 salariés en France ou plus de 10 000 en France et à l’étranger » Vie Publique.

Les objectifs du processus KYS

Comme cité ci-dessus, l’objectif premier des procédures KYS et KYC est de réduire le risque de corruption et de fraude au sein des grandes entreprises et des institutions financières. Ces maux, dont sont souvent victimes ces infrastructures, sont de plus en plus fréquents avec le numérique et représentent une menace importante.

Un autre objectif est de donner l’opportunité à ces organisations de digitaliser les process et d’automatiser les tâches pour se protéger efficacement de la fraude au virement par exemple, tout en facilitant le travail des personnes en charge.

Qu’est-ce que ça veut dire pour l’entreprise ?

Face à ces lois, les entreprises doivent identifier les tiers avec qui ils vont entrer en relation et faire un suivi de cette identification tout au long de leur relation. Cela peut se matérialiser par des procédures de récolte d’informations fournisseurs, mises en place pour chaque nouveau fournisseur et avec des rappels de suivi.

Plus concrètement, dans les services achats des entreprises, il y a des bénéfices à retirer de ce processus :

Éviter les risques de corruption qui peuvent engendrer des amendes et entacher la réputation de l’entreprise.
Construire une base de données fournisseurs qui va faciliter les échanges entre l’entreprise et ses fournisseurs ainsi que les processus de décision d’achat.
Permettre une automatisation des processus limitant aussi les risques de fraudes avec le facteur humain

Comment répondre aux réglementations ?

Avant de mettre en place le processus KYS, il est important de former le personnel à l’utilisation des outils mis à disposition (si outil il y a), à la recherche d’informations ainsi qu’au suivi des tiers. La mise en application du processus est assez simple.

Les étapes :

Premièrement, la recherche d’informations doit être complète et précise. Elle vise à connaître les tiers et leur fonctionnement pour, ensuite, identifier les zones à risque de celui-ci.
Deuxièmement, une fois les zones de risque identifiées, la surveillance de ces points fragiles n’est pas à négliger. Il est donc important de contrôler ces risques avec une surveillance régulière des tiers sur les points identifiés.

Les processus KYS et KYC peuvent être assez contraignants à mettre en place pour les entreprises, mais ils apportent un niveau de contrôle et donc de sécurité supplémentaire. Leur caractère obligatoire face à la législation est pleinement bénéfique, plus précisément pour prévenir des fraudes au faux fournisseur.

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