Les risques fournisseurs et la fraude associée

Les risques associés aux fournisseurs ainsi que les incidences de la fraude au virement bancaire qui en découlent sont des préoccupations majeures pour les entreprises de n’importe quelle taille et de n’importe quel secteur.

Les risques fournisseurs englobent un ensemble de menaces potentielles, tel que des retards de livraison, des ruptures de stocks, des problèmes de qualité des produits et des services et évidemment, la fraude. La fraude liée aux fournisseurs peut prendre, elle aussi, plusieurs formes différentes, on peut retrouver la surfacturation, la fourniture de biens ou de services de qualité inférieure à celle spécifiée ou encore des activités frauduleuses plus complexes comme un arrangement entre employés et fournisseurs.

L’importance de l’anticipation des risques fournisseurs pour les entreprises

Non seulement les fraudes fournisseurs peuvent entraîner des pertes financières, mais elles peuvent également compromettre la réputation de l’entreprise, entraîner des litiges coûteux et perturber les opérations commerciales. Dans un contexte mondialisé où les entreprises dépendent souvent de réseaux complexent de fournisseurs, assurer la continuité des activités et la conformité aux réglementations devient encore plus vitale.

Identification des risques fournisseurs

Risques traditionnels liés à la qualité, à la continuité d’approvisionnement, …

  • Qualité des produits ou services : Cela constitue un risque majeur pour les fournisseurs. Les entreprises dépendent de la qualité des produits de leurs fournisseurs afin de maintenir leur propre réputation et de satisfaire les besoins et attentes de leurs clients. Des retards peuvent voir le jour à cause d’un potentiel écart vis-à-vis des normes de qualité convenues, ça peut aussi entraîner des coûts supplémentaires et une insatisfaction client.

  • Continuité d’approvisionnement : Les pauses dans la chaîne d’approvisionnement ont des répercussions importantes sur les opérations commerciales. Si des fournisseurs sont confrontés à des difficultés financières, des problèmes logistiques ou des catastrophes naturelles, ils peuvent ne pas être en mesure de respecter les délais de livraison établis, cela va donc perturber la production et potentiellement entraîner des pertes financières considérables pour les entreprises clientes.

  • Dépendance à un seul fournisseur : S’appuyer sur un seul fournisseur expose une entreprise à un risque important en cas de défaillance de ce fournisseur. Il faudrait donc diversifier les sources d’approvisionnement pour atténuer ce risque et garantir une meilleure résilience opérationnelle.

Les risques de fraudes spécifiques aux fournisseurs :

C’est une forme courante de fraude fournisseur impliquant la facturation excessive ou la facturation pour des biens ou des services non fournis. Les fournisseurs peuvent gonfler les prix ou facturer des quantités plus grandes à ce qui a été réellement livré, entraînant ainsi des pertes financières pour l’entreprise cliente.

Dans le but de réduire leurs propres coûts de production, certains fournisseurs peuvent livrer des produits de qualité inférieure. Cela va compromettre la qualité des produits finis de l’entreprise cliente et ainsi nuire à sa réputation.

La collusion entre les employés de l’entreprise cliente et les fournisseurs peut faciliter la fraude en contournant les différents contrôles internes. Par exemple, des employés peuvent recevoir des pots-de-vin de la part des fournisseurs pour favoriser leurs produits ou leurs services, même s’ils ne sont pas les plus avantageux pour l’entreprise.

La fraude au faux conseiller bancaire est une méthode où le fraudeur prend le contrôle, à distance, du compte du fournisseur dont il a usurpée l’identité.

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L’évaluation des risques pour chaque fournisseur

Cette évaluation implique une analyse attentive de divers facteurs susceptibles d’impacter la qualité, la fiabilité et l’intégrité des fournisseurs. Il est crucial, pour évaluer la fraude, de prendre en compte des indicateurs comme l’historique de la relation avec le fournisseur, le passé de fraude au sein de l’industrie, les contrôles internes mis en place par le fournisseur, et les signaux d’alertes potentiels tels que des changements dans les pratiques commerciales ou des irrégularités dans les transactions.

Créer des questionnaires détaillés afin de les envoyer aux fournisseurs pour qu’ils évaluent leurs processus et leurs pratiques, ainsi que l’analyse de données financières et opérationnelles pour repérer les anomalies potentielles. Les entreprises peuvent se concentrer sur la mise en place de mesures de contrôle et de surveillance spécifique pour atténuer ces risques et protéger leurs intérêts, pour cela ils doivent identifier les fournisseurs présentant les risques les plus élevés.

Utilisation de matrices

Ce sont des outils efficaces pour hiérarchiser les fournisseurs selon leur impact potentiel sur l’entreprise et sur la probabilité de réalisation de différents risques. Elles attribuent généralement des scores aux fournisseurs en fonction des critères comme la criticité de leurs produits ou services pour les opérations de l’entreprise, leur niveau de dépendance par rapport à ces fournisseurs, leur historique de performances et de conformité, ainsi que des risques spécifiques identifiés lors de l’évaluation des risques.

Les fournisseurs vont être classés dans différentes catégories de risques (allant des fournisseurs à faible risque à des fournisseurs présentant un plus haut risque). Cela va permettre aux entreprises de concentrer leurs ressources sur la gestion des risques où ils seront le plus nécessaires. (Fournisseur présentant un haut risque = surveillance accrue, vérification de conformité, …)

Stratégies de gestion des risques fournisseurs

  • Diversification des fournisseurs : Stratégie essentielle pour réduire la dépendance envers un seul fournisseur et donc atténuer les risques associés à la fraude même, s’il faut faire attention, la multiplication des fournisseurs amène à plus de processus de sécurisation et donc a un plus large éventail de fraudes potentiels comme l’arnaque au rib, les faux ordres de virement bancaire,… Pour réduire son exposition en cas de défaillance ou de comportement frauduleux d’un fournisseur une entreprise peut répartir son risque en travaillant avec plusieurs fournisseurs pour des produits ou des services similaires.

  • Contrôle de la qualité : Pour éviter les produits de qualité inférieure ou les services insatisfaits susceptibles d’être véhiculé par des fournisseurs peu fiables ou frauduleux, il faut mettre en place des contrôles qualités telle que des protocoles d’inspection, des tests de conformité, des audits réguliers, …

  • Contrôle financier : Afin de détecter les activités frauduleuses et évaluer la santé financière des fournisseurs il est nécessaire de mettre en place des contrôles financiers, cela peut inclure la surveillance des transactions, l’analyse des flux de trésorerie, la vérification des états financiers des fournisseurs et la comparaison des performances financières par rapport aux normes de l’industrie.

  • Planification de la continuité d’approvisionnement : Pour atténuer les interruptions potentielles dans la chaîne d’approvisionnement, qu’elles soient causées par des événements imprévus tels que des catastrophes naturelles ou des comportements frauduleux des fournisseurs, planifiées la continuité de la chaîne d’approvisionnement est une stratégie d’anticipation. Cela prend en compte la recherche de fournisseurs de secours, l’établissement de plans d’urgence et la mise en œuvre de pratiques de gestion de stock pour réduire la vulnérabilité aux interruptions.

  • Renforcement des contrôles internes : La séparation des tâches, la surveillance des autorisations et l’examen des politiques et des procédures est cruciale pour détecter et prévenir la fraude. Des mécanismes de détection précoce comme la mise en place de canaux de signalement des fraudes et la surveillance des activités suspectes, peuvent améliorer l’identification et l’intervention en cas de comportement frauduleux.

  • Sensibilisation et formation du personnel : Impliquer tous les acteurs de l’entreprise dans la gestion des risques fournisseurs en les sensibilisant et en les formant sur les risques de fraude et les mesures de prévention est primordial. Les employés doivent être maintenus informés sur les signaux d’alerte de fraude, des politiques et des procédures à suivre en cas de suspicion de fraude et des conséquences de la fraude pour l’entreprise.

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