Principe des 4 yeux : renforcez la sécurité de votre entreprise face à la fraude
La fraude sous ses multiples formes constitue une menace omniprésente dans le monde des affaires, celles-ci peuvent générer des pertes considérables pour les organismes tels que des fuites de données, pertes pécuniaires, conséquences réputationelles etc. En France selon Allianz Trade, 69% des entreprises déclarent avoir subi au moins une tentative de fraude en 2022. La fraude peut être définie, de manière générale, comme une action délibérée visant à tromper, induire en erreur ou détourner des ressources, la plupart du temps afin d’obtenir un avantage financier illégitimement. Plusieurs formes de fraudes existent, on peut retrouver la fraude financière, la fraude informatique, la fraude à l’assurance, …
Le principe des 4 yeux qu’est-ce que c’est ?
Le processus des « 4 yeux » est une approche de gestion des risques qui repose sur le principe fondamental de la collaboration ainsi que de la vérification croisée. Dans un contexte de lutte contre la fraude au sein des sociétés, ce principe vise à impliquer au moins deux individus dans la prise de décision, l’exécution des tâches critiques (souvent faites par les dirigeants d’entreprises) ou la validation d’informations sensibles. L’idée qui découle de ce processus est d’instaurer une sécurité supplémentaire ayant pour but de réduire les opportunités pour les actes frauduleux de rester non détectés.
Les avantages de l’approche collaborative
L’approche collaborative permet de réduire les risques d’erreurs tout simplement car deux personnes distinctes d’un même organisme doivent confirmer et approuver une activité. Cette approche favorise la transparence et la responsabilité, tout cela mis bout à bout ça permet de renforcer la confiance au sein de la société ce qui contribue à une culture d’entreprise axée sur l’intégrité. Elle permet également de compliquer la tâche aux fraudeurs potentiels, car elle va les dissuader de s’engager dans des activités illicites en sachant qu’ils sont susceptibles d’être découverts.
Les types de fraudes courantes en entreprise
Le nombre de fraudes existantes reflète la complexité croissante de l’environnement commercial.
Fraude financière
Les fraudes financières représentent l’une des menaces les plus dangereuses pour la stabilité économique de l’entreprise.
Fraudes informatiques
La fraude informatique représente une menace croissante dans l’ère numérique, la manipulation de données sensibles peut avoir des conséquences graves pour les entreprises. On peut y retrouver des fraudes comme le phishing, des attaques par ransomware, …
La mise en place du principe des 4 yeux
Sélection des collaborateurs habilités
La première étape consiste à faire une analyse et d’identifier les collaborateurs qui seront habilités à participer au processus des 4 yeux. Pour cela, il va falloir choisir des individus de confiance au sein des effectifs de l’entreprise. Ils devront posséder une compréhension approfondie des procédures financières de l’entreprise et de ces systèmes de paiement.
Définition des responsabilités de chaque paire d’yeux
Une fois que les collaborateurs de confiance seront identifiés, il faudra définir les responsabilités de chaque « paire d’yeux ». Chaque personne fait face à des exigences différentes, ils doivent comprendre leurs rôles dans le processus de vérification et d’approbation des transactions financières, cela peut aller de l’autorisation des paiements, s’ils en ont la compétence, à l’accès aux informations sensibles.
L’importance de la communication et de la transparence
La réussite de ce principe repose beaucoup sur une communication ouverte et transparente. Les collaborateurs désignés doivent être encouragés à signaler tout comportement suspect ainsi que toute irrégularité dans le processus de paiement.
Outils technologiques et bonnes pratiques
Dans la lutte contre la fraude, l’utilisation d’outils technologiques poussées et la mise en place de bonnes pratiques sont essentielles pour accroître la sécurité des paiements en entreprises.
